Com Docusign, RS Serviços acelera vendas e conquista ISO 14000

A RS Serviços, é uma empresa especializada em contratação, em terceirização de profissionais de segurança, limpeza, portaria, recepção para condomínios e empresas. 

Com 17 anos de atuação no mercado, a empresa conta com uma equipe de 8.500 colaboradores e atende a 1.300 clientes ativos. Além disso, possui cinco filiais localizadas no estado de São Paulo e faz diariamente centenas de contratações pelo País.

Os desafios com contratos em papel e a transformação digital

As negociações comerciais demandam preenchimento de formulários, comprovação de documentos e assinatura de contratos individuais: uma tarefa de formalização complexa que - ao ser realizada de forma manual - exigia tempo, consumo elevado de papel e locomoções consideráveis.

Aditivos e edições em cláusulas, a impressão de três vias dos contratos e os envios físicos de papelada tomavam em muitos casos de 7 até 10 dias úteis para serem finalizados. Com o crescimento da empresa, depois o período pandêmico (e por conseguinte, a interrupção do trabalho presencial em escritórios) surgiram novas demandas e desafios no fechamento de acordos. A transformação digital se tornou imprescindível para otimizar os processos, inclusive os de contratos.

A escolha por Docusign

A escolha da Docusign foi baseada em uma complexa pesquisa de mercado, avaliando diferentes fornecedores disponíveis. A facilidade de uso, identidade visual e estrutura robusta da plataforma foram fatores determinantes para a decisão. "O nosso CEO também já tinha utilizado Docusign para assinar e tinha gostado da experiência", comenta Wendy Tavares, gerente comercial da RS Serviços.

Com a retomada do trabalho presencial, ficou evidente que não fazia sentido voltar ao modelo antigo de assinaturas de contratos com os clientes, dada a facilidade e agilidade proporcionadas. "A gente viu a força que o Docusign propiciou para as vendas. Percebemos que o cliente assinava mais rápido o contrato. Conseguimos ganhar uma velocidade enorme e reduzir a burocracia", explica a gerente.

Benefícios observados

A implementação do Docusign eSignature foi fundamental para otimizar as vendas, tornando-se um elemento essencial na rotina. O tempo médio para conclusão de contratos comerciais diminuiu de até 10 dias úteis para apenas 4 horas. Aos poucos o uso se difundiu em departamentos como jurídico, tecnologia, marketing, compras - e a plataforma também facilitou o envio e recebimento de envelopes mensais, garantindo a confidencialidade dos termos contratuais e acabando com ruídos nas contratações de colaboradores.

Recentemente a RS Serviços passou a utilizar o WhatsApp Delivery e já pode ver benefícios da integração: membros da equipe comercial alcançam as metas nas últimas horas do dia – o que não era viável anteriormente - por conta das burocracias nos contratos convencionais. 

Ademais a redução no uso de papel também contribuiu para a certificação ISO 14.000 conquistada em 2024. "Docusign foi essencial para nossa transformação digital, uma virada de chave para acelerar nossas vendas", finaliza Wendy.