• 60%

    de redução de custos com papel
  • 50%

    na economia do tempo em processos com contrato
  • 90%

    dos contratos hoje são digitais

Fundado em 1966 por Mário Gazin em Douradina, no Paraná, o grupo Gazin é um dos principais varejistas brasileiros especializado em móveis e eletrodomésticos. Seu expressivo crescimento ao longo dos anos garante ao grupo 325 lojas espalhadas em 10 estados e 200 municípios, além de oito indústrias de colchões, estofados e molas, 23 centros de distribuição, e operações em segmentos como atacado, consórcios, postos de combustíveis, seguradora e até agências de turismo.

Em 2020 o grupo Gazin colocou em prática sua transformação digital para otimizar as operações das lojas da rede e do administrativo. Os objetivos centrais eram agilizar e otimizar suas demandas de atendimento ao cliente, aprimorar suas dinâmicas diárias de gestão interna e de backoffice, e diminuir a pegada de carbono da empresa por meio da redução do uso de papel.

Os desafios com contratos em papel e a transformação digital 

Até 2019, o número de contratos e o volume de papéis era gerenciável de forma física, mas este processo começou a acarretar custos altos com impressão, além da lentidão para a coleta de assinaturas e eventuais perdas de documentos.

Antes, clientes interessados em algum produto das lojas físicas selecionavam nas telas de celular dos atendentes Gazin o que queriam e eram direcionados ao caixa. Tendo em vista que 80% das vendas da Gazin são de crediário próprio, os contratos eram sempre formalizados ao final da compra. No caixa, o cliente assinava manualmente o contrato impresso na loja e o administrativo se incumbia de armazenar a papelada. Com a chegada do período pandêmico, este processo teve de mudar. 

Os departamentos pessoal e financeiro também encontraram desafios com a expansão da rede varejista e com as limitações impostas durante a pandemia. A coleta de assinaturas dos colaboradores e mesmo a organização de pagamentos também foram impactadas.

Mas tanto os processos internos quanto as quase 250 mil vendas mensais continuaram a acontecer mesmo com as lojas fechadas por conta da implementação da assinatura eletrônica da DocuSign. 

Início do uso da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica da DocuSign foi escolhida pela sua versatilidade e segurança, além de ser intuitiva de usar. Ainda em 2020 a solução foi implementada na rede varejista, sendo utilizada tanto nos processos de vendas quanto nas rotinas de gestão interna e administração. 

"Tivemos um grande ganho, pois assim que chegou o período de quarentena, o cliente não deixou de adquirir os produtos. Ele ainda conversava com o vendedor pelo Whatsapp, escolhia os produtos e agora recebia o contrato online via DocuSign para assinar", comenta Renan da Silva Medeiros, Gerente Administrativo do Varejo. 

O tempo de adaptação foi breve e apresentou pouca resistência por parte dos colaboradores. Departamentos como o RH, de auditoria, jurídico e financeiro se beneficiaram bastante e em menos de dois meses todos os processos já estavam digitalizados, inclusive as demandas de folhas de pagamento e contratos de trabalho, por exemplo.

Uso do WhatsApp Delivery

Em outubro de 2023, a Gazin passou a utilizar no departamento pessoal a entrega de notificações de contratos DocuSign via WhatsApp como um recurso adicional. O WhatsApp Delivery é usado em demandas como contratações, desligamentos, férias e entre outros processos que demandam conformidade com a legislação trabalhista. 

Agora colaboradores recebem uma notificação pelo aplicativo para assinar o documento. "Nossa equipe precisava lembrar os funcionários de acessar seus emails para assinar contratos. A entrega por WhatsApp agilizou as assinaturas porque o colaborador já confere a notificação instantaneamente. Toda formalização do processo ocorre com apenas alguns cliques", conta Fernanda Migliorini – Coordenadora no Departamento Pessoal.

O resultado observado foi, portanto, uma significativa otimização dos processos, o ganho de mais eficiência, alcance e rapidez, além da receptividade positiva dos colaboradores. 

Benefícios observados 

Os benefícios enxergados pelo uso do DocuSign foram diversos. Atualmente, 90% dos cerca de 75 mil contratos mensais da Gazin são digitais, e o tempo para concluir as assinaturas caiu pela metade. "Os resultados falam por si só. É uma solução que contribui muito com as vendas e gera diversos benefícios além disso, reduzindo despesas e o impacto no meio ambiente", comenta Renan. 

Os departamentos financeiro e pessoal também observaram uma economia de 60% nos custos com papel e impressões. “Presenciamos uma otimização enorme nos processos internos da empresa após a implantação da solução. Hoje, nós não vemos nosso dia a dia sem o DocuSign, trouxe muita praticidade e economia”, afirmou Denise Fattore, supervisora administrativa do grupo. 

O uso de DocuSign nas operações da Gazin também colaborou para as metas de redução de emissão de resíduos e de seus compromissos e metas internas de ESG. Desde a implantação em março de 2020 até junho de 2023, mais de 62.7 milhões de folhas de papel foram economizadas. Isso equivale a cerca de 7.500 árvores que deixaram de ser derrubadas, além de uma economia de cerca de 25.4 milhões de litros de água, 168 toneladas de resíduos sólidos, além de 2.565 toneladas de CO2 que deixaram de ser emitidas com a produção desta quantia de papel.

Presenciamos uma otimização enorme nos processos internos da empresa após a implantação da solução. Hoje, nós não vemos nosso dia a dia sem o DocuSign, trouxe muita praticidade e economia.
Denise Fattore
Supervisora Administrativa
Gazin