Quais partes dos processos que envolvem contratos você deve digitalizar?
Depois de estabelecer a necessidade de um software de contrato e identificar o ponto de partida, é importante se aprofundar no processo de elaboração de contratos para entender quais partes mais precisam ser modernizadas.
Embora você seja especialista nos processos com os quais lida todos os dias, provavelmente não deu muita atenção aos processos que dão suporte ao funcionamento do seu negócio, como a elaboração de contratos.
Talvez você seja da área de vendas e tenha experiência em identificar oportunidades, conseguir reuniões, fazer um argumento de venda, precificar e muito mais. Para fechar qualquer negócio, o contrato precisa ser personalizado, negociado, aprovado (o obstáculo mais comum que atrasa os contratos), assinado, executado, conectado aos sistemas de cobrança e muito mais. Algumas dessas etapas podem ser mais problemáticas do que outras. Para cada etapa, existem várias ferramentas de elaboração de contratos que podem ser úteis.
Para ter confiança em qualquer escolha de tecnologia que você fizer, é importante analisar os detalhes dos processos de elaboração de contratos de sua organização e determinar áreas específicas de foco.
Analise cada etapa do processo de elaboração de contratos
A priorização deve se basear principalmente onde a dor é maior e onde o impacto da tecnologia pode ser maior. Normalmente a dor é maior onde há esforço manual significativo, complexidade, atraso ou regulação. Se o seu processo de negócios (vendas, contratação, gerenciamento de fornecedores etc.) for mais maduro, você provavelmente terá uma compreensão de onde estão os problemas no processo de elaboração de contratos subjacente.
Etapas do processo de elaboração de contratos:
- Geração: A criação de um contrato geralmente exige personalização para uma situação específica. Quando os dados são inseridos manualmente, pode haver ineficiência e erros. De acordo com um estudo da Forrester comissionado pela Docusign, mais de 90% das organizações preparam contratos manualmente. Se a geração de contratos for um problema, uma ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM) pode automatizar essa etapa combinando dados de sistemas de registro a uma biblioteca de cláusulas aprovadas juridicamente para lidar com situações específicas.
- Negociação e correção: Os contratos geralmente exigem negociação e revisão jurídica antes da aprovação final. Quando feito via Word e e-mail, esse processo é lento (mais de 25 horas, em média), não tem trilha de auditoria e tem menos visibilidade. Se o seu processo tem esses desafios, CLM é uma categoria a ser considerada. O CLM centraliza a revisão com rastreamento completo para garantir uma negociação rápida e transparente.
- Fluxos de trabalho de aprovação: Obter aprovação para qualquer parte fora do padrão de um contrato pode criar gargalos. Com frequência, isso envolve o vai-e-vem de documentos do Word e planilhas por e-mail. Quando a cadeia de aprovação envolve várias camadas, ela é mais desafiadora. As ferramentas de assinatura eletrônica geralmente melhoram esse fluxo de trabalho e podem garantir que o contrato mais atualizado seja apresentado aos aprovadores certos na ordem certa para evitar problemas de controle de versão. Elas também fornecem visibilidade total de onde o contrato está o tempo todo, para que nada fique pendente por muito tempo.
- Assinar e executar: O processo de assinatura de um contrato também pode ser problemático. Quando feito manualmente, é uma experiência terrível, que se torna ainda mais tediosa e demorada se houver vários signatários. Uma solução de assinatura eletrônica digitaliza o processo, permitindo que cada signatário assine a qualquer momento a partir de qualquer dispositivo com o simples clique de um botão. Não há necessidade de baixar, imprimir ou digitalizar o documento.
- Gerenciar obrigações: O relacionamento com o cliente não termina após a venda. Os fluxos de trabalho pós-venda, incluindo ativação de serviço, notificação, início de cobrança e roteamento de documentos, devem ser mantidos. Se esses fluxos de trabalho forem manuais, é muito fácil perder uma etapa, o que prejudica os relacionamentos da sua organização com qualquer contraparte e gera risco. Os fluxos de trabalho de CLM podem ser personalizados para automatizar esses eventos.
- Centralizar o armazenamento: À medida que o volume de contratos aumenta, também aumenta sua necessidade de manter e armazenar essa papelada. Armários de arquivos ou unidades digitais em vários locais se tornam ineficientes em qualquer escala considerável. Um repositório de CLM permite manter contratos e outros documentos em um lugar seguro com recursos de pesquisa profunda.
- Análise: Contratos são dados, e sua organização pode usar esses dados para identificar riscos e oportunidades para tomar decisões de negócios mais inteligentes. Analisar esses dados pode ser impossível se os contratos não estiverem centralizados. O uso de uma solução analítica baseada em IA pode automatizar a capacidade de identificar e agir sobre riscos, obrigações e oportunidades em todo o portfólio de contratos.
Como três empresas abordaram etapas específicas de elaboração de contratos com soluções diferentes
No setor de ferrovia de frete, muitos contratos auxiliares precisam ser concluídos como parte de um pacote de contrato. Para a OmniTRAX, uma das maiores empresas privadas de gerenciamento de transporte e ferrovia da América do Norte, criar esses documentos e enviá-los para revisão do cliente levava de 14 a 40 dias.
Para melhorar esse processo, a empresa implantou uma solução de CLM com um repositório baseado em nuvem, recursos de pesquisa robustos e fluxos de trabalho automatizados. A capacidade de criar modelos de contratos e bibliotecas de cláusulas permitiu que a empresa reduzisse o tempo necessário para entregar pacotes de contratos aos clientes. Os clientes também podem corrigir e autorizar contratos de forma mais rápida.
A solução de CLM está proporcionando economia, aumentando a eficiência dos funcionários e removendo contratos em papel de um espaço de armazenamento, e poupará US$ 500 mil em taxas de armazenamento eletrônico e físico anualmente.
A Tipalti, produtora de uma plataforma líder global de automação de contas a pagar, estava operando com um formulário de pedido que exigia que cada vendedor concluísse 35 etapas. A empresa precisava de uma maneira mais rápida e eficiente de gerenciar esse processo sem forçar os representantes a deixar o sistema de CRM que já estavam usando.
A Tipalti optou por uma ferramenta de CLM leve para geração de contratos que funcionava perfeitamente com aquele CRM, usando automação em todas as etapas. Com a funcionalidade de conteúdo condicional da solução, os administradores podem criar regras que personalizam automaticamente o conteúdo do formulário de pedido.
Como resultado, o número de etapas exigidas para a criação de um formulário de pedido caiu 70%, e negócios estão sendo fechados mais rapidamente. Os vendedores eliminaram horas de trabalho administrativo e agora se concentram em fechar mais negócios.
Outra empresa, um fabricante industrial corporativo, implementou uma solução de CLM para automatizar fluxos de trabalho de contrato. Agora, os PDFs de entrada são facilmente convertidos em documentos do Word e encaminhados para os grupos adequados, para revisão, correção e aprovação. Regras inteligentes facilitam o acionamento da próxima etapa correta com base em um evento condicional, como o recebimento de um pedido de compra ou a integração de um fornecedor.
O processo de negociação da empresa também ficou mais simples. A IA de contratos gera automaticamente resultados de risco detalhados para contratos de entrada com base nas políticas jurídicas e comerciais da empresa. Isso dá à equipe jurídica uma vantagem na revisão do contrato e permite que o time de vendas trabalhe de forma mais autossuficiente, reservando recursos valiosos para negócios maiores e mais complexos.
Os resultados foram drásticos: Os tempos de resposta do contrato foram reduzidos em 40% e os custos de revisão de US$ 4.000 por contrato caíram pela metade.
Descubra o que é adequado para sua organização
Ao analisar cada estágio de seu processo de elaboração de contratos, você pode identificar o que mais precisa ser consertado e quais soluções devem ser avaliadas. Isso garante que nada seja esquecido e que ferramentas desnecessárias não sejam incluídas em sua pesquisa. Essas informações devem ajudar a orientar sua pesquisa e proporcionar confiança durante a avaliação e seleção de fornecedor final.
Se estiver pronto para explorar soluções, inicie sua avaliação com o Agreement Cloud da Docusign, a escolha para CLM, assinatura eletrônica e análises de mais de 750 mil empresas e milhões de signatários.
Esta é a publicação final de uma série de cinco partes para ajudar a determinar se você deve implantar uma solução de contratos/elaboração de contratos. Cada publicação aborda questões que você deve considerar antes de entrar em contato com um fornecedor para explorar suas opções de software e garantir que sua empresa obtenha o valor máximo da implementação.