Digitalize contratos com terceirizados para acelerar sua construtora
Em nenhuma área a máxima "tempo é dinheiro" faz mais sentido do que na indústria da construção. Ainda de acordo com uma pesquisa realizada pela Associated General Contractors of America, no final de 2021, 88% das construtoras haviam enfrentado grandes atrasos em projetos nos últimos dois anos.
Para essa tendência, contribuíram atrasos na cadeia de abastecimento, falta de talentos viáveis na construção e despesas inesperadas com terceirizados. Além desses fatores externos, a gestão do processo de contratos com um fluxo de trabalho improvisado formado por documentos do Word, caixas de entrada, planilhas, unidades de disco rígido locais e outras ferramentas pode impedir o andamento dos projetos.
Você gasta horas vasculhando cada nova versão de um contrato com terceirizados para assegurar que os termos estejam corretos, o que consome um tempo que poderia ser investido na negociação de taxas, no início antecipado de projetos e na ampliação dos seus negócios. Além disso, há ainda o incômodo de possivelmente ter de defender sua versão de um documento final no contexto jurídico.
A digitalização de contratos com terceirizados e de outros documentos de construção podem trazer à sua empresa mais vantagens e menos dor de cabeça.
A Docusign oferece duas soluções que ajudam você a manter o controle de tudo, ao mesmo tempo que impulsionam a produtividade e, possivelmente, os lucros.
Use o Docusign eSignature para contratos com terceirizados
A tecnologia de assinatura eletrônica é simples de implantar, fácil de usar, compatível com dispositivos móveis e legalmente aceita no Brasil. As assinaturas em papel e caneta podem ser falsificadas e adulteradas, enquanto as assinaturas eletrônicas incorporam várias camadas de segurança e autenticação.
O Docusign eSignature inclui um registro eletrônico que serve como uma trilha de auditoria e prova da transação de assinatura. O eSignature também oferece diversas opções para confirmar a identidade de um signatário antes que ele tenha acesso ao documento, incluindo autenticação via e-mail, telefone e SMS. As mesmas proteções de dispositivos como computadores e laptops protegem os documentos acessados pelos smartphones ou tablets. Um signatário pode preencher os campos do documento com um simples toque, e não precisa pinçar, aplicar zoom e rolar um PDF no dispositivo.
O uso do eSignature para contratos com terceirizados e outros formulários de construção pode beneficiar sua empresa ao reduzir custos tangíveis como papel, impressão e remessa. O eSignature também reduz o tempo que seus funcionários passam procurando papéis, corrigindo erros e rastreando assinaturas. De fato, 80% de todas as transações bem-sucedidas na plataforma Docusign são concluídas em menos de 24 horas.
Use modelos e esteja um passo à frente
É fácil enviar por e-mail um único contrato, como um contrato com terceirizados, para um subcontratado. Mas como fazer isso com as dezenas de terceirizados que você contrata por projeto?
Você tem muito trabalho a fazer. Você não deveria precisar criar um novo rascunho, levemente alterado, toda vez que deseja contratar outro terceirizado. Isso desperdiça tempo e abre a portas para erros inesperados.
Os modelos do Docusign eSignature podem te ajudar. Com eles, você pode salvar e reutilizar as informações mais comuns e repetíveis em cada documento. Você também pode adicionar facilmente informações personalizadas e excluir cláusulas desnecessárias, dependendo do destinatário.
Use os modelos do eSignature para estes formulários comumente usados na construção:
- Contratos com terceirizados
- Renúncias de responsabilidade
- Garantias
- Ordens de alteração
Assim que um terceirizado recebe seu modelo e é notificado por e-mail, o eSignature adiciona claros marcadores gráficos para orientá-los no processo de assinatura e, em seguida, armazena cada documento digital em sua página inicial do Docusign após a assinatura.
O eSignature também é capaz de ajudar a prevenir fraudes, uma infeliz realidade na indústria da construção: Visando o benefício próprio, às vezes os terceirizados alteram a redação de documentos Word ou PDF já assinados e rubricados. Do ponto de vista técnico, isso configura fraude, mas também algo que você pode ter de provar juridicamente.
Com o eSignature, você recebe uma notificação toda vez que ocorre uma alteração em um documento no qual está colaborando. Caso sejam feitas alterações não acordadas, você pode vê-las imediatamente e adotar medidas para se resguardar.
É uma ótima ideia contar com o advogado de sua construtora ou uma assessoria jurídica on-line acessível, como a LegalZoom, para criar rascunhos iniciais dos seus modelos de documento no Word ou no Google Docs. Dessa forma, você pode modificar cada modelo base antes de transmiti-los para terceirizados por meio do eSignature. Também é possível integrar um modelo do Word ou Google Docs ao próprio eSignature, para economizar ainda mais tempo.
Usando o Docusign CLM Essentials
À medida que sua construtora cresce, pode chegar um momento em que você precise de recursos de correção de documentos, fluxos de trabalho de negociação e controles de versão um pouco mais avançados, além da capacidade de pesquisar todos os seus acordos com mais rapidez.
O que é o CLM?
O gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM) é o controle proativo e automatizado do processo de contratos, que começa na geração e vai até a negociação, assinatura, gestão contínua e o armazenamento. Um software de gerenciamento de contratos como o Docusign CLM pode facilmente substituir um fluxo de trabalho formado por documentos do Word, caixas de entrada de e-mail e unidades de disco rígido locais. Essas tecnologias não foram projetadas para oferecer máxima eficiência no gerenciamento de grandes volumes de contratos de terceirização, entre outros, e não é possível dimensioná-las à medida que o volume e a complexidade de seus contratos aumentam com o passar do tempo.
O software CLM otimiza seus fluxos digitais de contratos com terceirizados, pois aprimora:
- Geração de documentos. Certifique-se de usar a mais recente linguagem regulatória e aprovada pela área jurídica, graças ao fácil acesso a modelos de contratos e acordos.
- Colaboração. Concentre-se mais nas negociações e menos na papelada. Envie contratos para revisão de partes internas e externas, com a facilidade de corrigir edições, comparar alterações e gerar automaticamente uma trilha de auditoria completa.
- Fluxos de trabalho. Padronize a ordem de encaminhamento dos acordos, para que as partes interessadas certas, tanto no lado de sua empresa quanto no lado do terceirizado, aprovem os contratos na ordem correta.
- Gerenciamento de documentos. Armazene os contratos em um local centralizado totalmente pesquisável e que possibilite a busca tanto pelo título quanto pelo texto do documento. Crie uma única fonte de informações para seu departamento jurídico e sua gerência.
Uma forma acessível de começar
Considerando todo o poder que o CLM oferece, talvez sua empresa não esteja pronta para investir muito dinheiro em uma solução completa de CLM. Sem problemas.
O Docusign CLM Essentials foi desenvolvido especificamente para empresas em crescimento que desejam começar a usar um software de gerenciamento de contratos para automatizar o processo de contratos.
Esta solução introdutória foi desenvolvida para economizar tempo, otimizar o processo de aquisição de projetos e centralizar seu arquivo de versões de acordos. Com uma integração nativa com o Docusign eSignature, o CLM Essentials pode encaminhar facilmente qualquer contrato para aprovação com apenas alguns cliques.
Padronize processos, automatize a precisão
O gerenciamento completo do fluxo de trabalho ajuda a manter o controle das alterações e das diferentes versões dos documentos durante o vai e vem das negociações com terceirizados. Envie contratos para revisão e aprovação de partes internas e externas, com total capacidade de verificar as alterações feitas de versão para versão. Você sempre saberá qual é a iteração mais recente de um contrato digital com terceirizados.
Você também terá o benefício do armazenamento centralizado de documentos, que impede que os acordos sofram modificações após a assinatura. Nunca mais se veja vasculhando versões de documentos, pois cada versão é armazenada de modo centralizado.
Por fim, ao diminuir suas chances de assinar por engano um rascunho desatualizado, você acelera início do processo de construção e reduz a potencial perda de receita, um possível resultado da aceitação acidental de termos obsoletos.
Saiba mais sobre Docusign Agreement Cloud para Construção.