Como usar o Docusign: conheça as principais funções

A transformação digital vem mudando o jeito de fazer negócios, tendo como principal característica a otimização de processos. Nesse cenário, a assinatura eletrônica é um importante recurso para os negócios, já que acelera a produtividade de forma segura. E saber como usar o Docusign eSignature é fundamental para desfrutar dos benefícios dessa tecnologia.

O mundo dos negócios é extremamente dinâmico e a assinatura eletrônica da Docusign ajuda a sua empresa a se adaptar a essa realidade. Isso porque, permite que contratos sejam assinados a qualquer hora e a qualquer momento, mesmo que as partes interessadas estejam distantes.

Quer saber mais sobre a nossa solução? Confira, neste post, como usar o Docusign!

O que é o Docusign?

A solução de assinatura eletrônica da Docusign foi criada a partir de quatro grandes premissas:

• integrar-se perfeitamente com as principais plataformas e tecnologias;
• estender a usabilidade dos aplicativos de missão crítica;
•  melhorar processos de negócios e resultados;
• atender aos requisitos de privacidade, segurança, disponibilidade, escalabilidade e validade.

Em primeiro lugar, não é necessário alterar sistemas, processos, programas e afins para implementar os serviços da Docusign. A plataforma é tão ampla que se integra com qualquer interface interna para automatizar transações e fluxos.

Em vez de obrigar as empresas a reeducar todos os funcionários envolvidos, a Docusign apenas dinamiza e facilita todo o caminho até o fim de qualquer interação e negociação.

Os principais aplicativos do mercado funcionam perfeitamente bem quando conectados com a plataforma da Docusign. Agora, tudo que os vendedores precisam fazer é clicar em "Esign-it", função para enviar contratos para clientes para assinatura eletrônica. Fim de história.

Na atualidade, os aplicativos e sistemas estão controlando processos e negociações cada vez mais críticos e delicados e, por isso, as funcionalidades de uma solução digital de qualidade devem oferecer comodidade para seus usuários neste aspecto.

Com a Docusign, os clientes não precisam mais expor seus principais fluxos de trabalho para assinarem documentos importantes e os funcionários não precisam trocar engrenagens ou acessar dois (ou mais) sistemas diferentes para concluir uma mesma transação, por exemplo.

Além disso, as empresas não só passam a ter informação de quando os documentos são assinados, mas também podem recuperá-los em seus sistemas de gerenciamento de documentos. Também é possível registrar todos os detalhes necessários das transações e proteger contratos com um selo contra adulterações, garantindo que os documentos que entrem na plataforma se tornem legais, exequíveis e seguros.

Como reduz custo e tempo?

Todas as praticidades da solução ajudam executivos a fechar um maior número de negócios e aceleram o ritmo sobre o qual uma empresa é capaz de operar, além de reduzir erros nos processos e aumentar a eficiência dos funcionários, culminando numa incomparável evolução no que diz respeito aos resultados.

Aliás, fica claro que a Docusign tem um enorme impacto em diversos fatores internos, mas não se pode desconsiderar o benefício adicional de melhora externa no atendimento final ao cliente, já que dá maior visibilidade dos status, aprovações e melhora a experiência do cliente graças à agilidade e à segurança.

Por que usar a solução da Docusign?

A adoção da solução da Docusign traz uma série de benefícios para as organizações, que vão desde o aumento do controle de suas operações até a redução de custos operacionais. Conheça as nossas razões para usar a ferramenta da Docusign.

Agiliza processos

Com a solução de assinatura eletrônica da Docusign, não é necessário que as pessoas compareçam à empresa para assinar contratos e documentos, pois isso pode ser feito virtualmente.

Isso proporciona ganho de tempo e de oportunidades de negócio. Afinal, quanto antes uma proposta é enviada para a parte interessada, maiores são as chances de o contrato ser assinado rapidamente, evitando que o cliente feche negócio com a concorrência.

Proporciona segurança da informação

Umas das principais preocupações quando se realiza processos digitais são as fraudes e ataques cibernéticos. Nesse sentido, a Docusign utiliza um alto padrão de segurança, incluindo dados criptografados, garantindo que o documento seja acessado apenas pela parte interessada.

Reduz custos

A assinatura eletrônica da Docusign também reduz custos nas empresas, uma vez que você diminui o uso de papel, bem como a necessidade de tinta para impressão, de equipamentos para essa função e até mesmo de horas de trabalho dos seus colaboradores.

Por onde começar o uso da Docusign?

Os serviços da Docusign não se resumem apenas à assinatura eletrônica, visto que também é oferecido um conjunto de recursos para criação e controle dos contratos firmados pelo seu negócio.

Para entender por onde começar a usar a nossa ferramenta, é recomendado analisar quais são os objetivos e necessidades da sua empresa. No geral, a assinatura eletrônica é o primeiro recurso implementado, devido à extensão de benefícios proporcionados aos negócios.

Quais são suas principais funções?

A Docusign é considerada uma solução completa, pois oferece uma série de recursos para que a empresa tenha maior controle sobre os documentos gerados em suas negociações. Saiba quais são essas funções.

Criação de documentos

A nossa plataforma é capaz de processar centenas de milhares de documentos por dia. Isso é possível graças a mecanismos que permitem a criação de documentos compatíveis e acessíveis.

Dados

Um dos grandes diferenciais da Docusign é poder ser integrada com outros aplicativos, facilitando a sincronização de dados, evitando o preenchimento de formulários repetitivos. Assim, que reduz o (re)trabalho dos usuários e possibilidades de erros.

Também há recursos avançados para validar formulários e campos, de modo a automatizar a lógica dos negócios e simplificar o preenchimento de dados por parte dos assinantes, além de dar mais controle ao remente sobre os dados coletados.

Fluxo de trabalho de assinaturas

A ferramenta permite que o usuário especifique e defina a ordem da quantidade de signatários. Assim, é possível determinar diferentes níveis de acesso e funções, bem como permissões de assinatura.

Autenticação do assinante

Para evitar fraudes, a Docusign verifica se o assinante realmente é quem diz ser. Para isso, utiliza múltiplos níveis de autenticação, por meio dos quais o signatário deve comprovar a sua identidade para acessar o documento.

Quais são os procedimentos para executá-las?

Qualquer pessoa pode assinar um documento com Docusign e não precisa ter um software instalado no device. Todo o processo de assinatura de documentos pode acontecer desde um navegador web. O software Docusign eSignature é uma plataforma intuitiva e com interface amigável. Isso significa que, para assinar basta acompanhar as indicações de quais campos preencher e quais botões clicar para finalizar sua assinatura.

1. leia o e-mail enviado pela Docusign. Depois, visualize a mensagem do remetente;
2. concorde em efetuar a assinatura eletrônica, o que possibilita a exibição e assinatura do documento;
3. inicie o processo de assinatura (acompanhe as indicações que o software orienta);
4. confirme a assinatura.

Agora que você já sabe como usar o Docusign, pode aproveitar as suas vantagens na prática e otimizar o seu processo de geração e assinatura de documento. Ao escolher a nossa solução, a sua empresa aprimora as plataformas de tecnologia já utilizadas, garantindo interoperabilidade, acessibilidade, validade e segurança com a líder mundial em gerenciamento de transações digitais.

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