Descubra como aumentar a produtividade no trabalho em casa com 7 dicas
Em um momento em que poderemos ter quase metade da população fazendo home office no país, a procura por estratégias para aumentar a produtividade no trabalho dispara nos principais buscadores da web.
Mas se você está aqui, é porque deseja informações profissionais sobre como fugir das distrações e montar o melhor método de trabalho para impressionar sua chefia — deixando os achismos de lado em nome de pesquisas científicas e estudos consagrados.
Saber como extrair o melhor de si mesmo é importante não somente pelo volume de execução diário, mas também pela possibilidade de permanecer atuando nesse modelo (que tem entre as muitas vantagens a qualidade de vida e a flexibilidade de horários).
Mas para se dar bem nesse formato é preciso disciplina, concentração e metodologia, virtudes que são alcançadas por meio da adoção conjunta das dicas que você vai receber agora. Fique de olho e se organize!
1. Monte um ambiente de trabalho separado do ambiente familiar
O ideal é montar um pequeno escritório, mas se sua casa é pequena, a separação de um mínimo espaço na sala já é suficiente para aumentar a produtividade no trabalho.
A mente humana precisa perceber a “troca” de ambiente na transição entre o acordar e o início do trabalho. Se, ainda que sutilmente, essa diferenciação não for feita, pode haver baixa performance e dificuldades de concentração.
Isso pode parecer estranho à primeira vista, mas tem embasamento científico. Um estudo recente, feito pela Universidade de Queensland, na Austrália, mostrou que um simples ambiente laboral decorado com plantas é capaz de elevar a produtividade em até 15%.
A razão é que um escritório “verde” ajuda o profissional a se integrar mais física, mental e emocionalmente ao espaço e ao “momento” de trabalho.
2. Descubra quais são seus períodos mais férteis do dia
Sabe aquele dia em que os ponteiros do relógio parecem se mover em alta velocidade, sem que você consiga avançar em sua rotina de trabalho? Pois é, em um mundo ideal, todos nós deveríamos ligar a chave da eficiência e produzir em alta performance sempre que quiséssemos, certo?
Mas na vida real as coisas não funcionam dessa forma. Isso porque a Ciência descobriu que temos um relógio interno, cujo “fuso” é diferente em cada organismo. Dentro desse relógio exclusivo temos também picos de produtividade de 90 a 120 minutos. É uma gangorra que alterna entre picos de energia e cansaço o dia todo. Nem sempre temos como aumentar a produtividade no trabalho.
Nesse contexto, cabe a você encontrar seus intervalos mais ricos para produzir em alta voltagem. Sobre isso, o norte-americano especialista em produtividade Daniel Gold explica, em seu bestseller “Evernote: The Unofficial Guide to Capturing Everything and Getting Things Done”, que muitas pessoas não estão familiarizadas com seus ritmos internos e, com isso, não são capazes de identificar quais são seus períodos mais produtivos do dia.
Você pode diagnosticar esses picos de energia mapeando sua produtividade de hora em hora, por alguns dias (trabalhando também em faixas de horários diferentes). Você deve então tabular esses dados e, com isso, lhe será mostrado qual o momento do dia em que você se encontra em maior “eletricidade mental”. É ali que você tem que aumentar a produtividade no trabalho.
3. Elabore planos de ação por tarefas
Nenhum timoneiro chega a algum lugar se não souber para onde está navegando. Isso se aplica a qualquer atividade: se você quer ser bem-sucedido em determinado projeto, precisa saber de quais etapas ele é composto e como vai encaixar cada atividade em seu cronograma.
Estamos falando na necessidade de mapear suas atividades do dia (ou da semana), dividindo-as em metas de execução, que precisam ser devidamente alcançadas ao final do período. Gerenciamento do tempo e controle de ação por tarefas é imprescindível.
4. Faça de uma boa sonoplastia a alavanca para a produção
Vamos continuar embasando nosso estudo na Ciência. E, nesse campo, cabe recordar o poder da música como instrumento de ignição de produtividade.
A música tem a capacidade de ativar uma área cerebral chamada de “núcleo accumbens”, local responsável pela liberação da dopamina, neurotransmissor relacionado à sensação de prazer. Segundo a ampla literatura especializada, essas emissões neurológicas aliviam a tensão e podem impulsionar a velocidade na realização de tarefas.
Quanto ao gênero ideal, isso dependerá muito do tipo de atividade a ser executada. Deep Patel, pesquisador e autor do livro “A Paperboy's Fable: The 11 Principles of Success”, demonstra que a música clássica é capaz de aumentar o grau de concentração de um indivíduo, ampliando também sua capacidade cerebral.
Já os sons da natureza aprofundam o relaxamento. Segundo o pesquisador, quando acordados, estamos em um estágio de atividade cerebral entre 14 e 30 hertz. No entanto, ao relaxarmos, baixamos o nível de adrenalina, atuando em frequências menores, as quais favorecem a criatividade.
Por outro lado, gêneros mais agressivos, como rock ou música eletrônica, ampliam nosso “estado de alerta”, intensificando o ritmo das atividades (elevação de velocidade). Ou seja, o ritmo escolhido para aumentar a produtividade no trabalho vai depender da tarefa e do desafio que você tem em relação a ela.
5. Execute uma tarefa por vez
Versatilidade, muitas vezes, é sinônimo de baixa qualidade. Estudos mostram que realizar diversas tarefas simultaneamente traz ao menos 3 problemas:
- tempo maior gasto para completar as atividades;
- aumento na quantidade de erros;
- elevação no nível de estresse.
O escritor e gestor de negócios Dave Crenshaw, autor de “The Myth of Multitasking”, explica que é ilusão qualificar alguém como “multitarefas”. Ninguém faz várias tarefas ao mesmo tempo, mas sim a alternância entre elas.
Essas idas e vindas para continuar a executar algo que será interrompido nos próximos minutos provoca “quebras cerebrais”: o retorno à atividade anterior leva sempre um tempo maior para reinício, além de esquecimentos e perda do “fio condutor”. Daí o tempo maior, os erros e o estresse, que não contribuem para aumentar a produtividade no trabalho.
6. Acredite no poder das pausas
Sentar na cadeira do escritório e trabalhar 8 horas seguidas é a melhor forma de elevar a produtividade? Diversos estudos da área de psicologia laboral e gestão de produção dizem que não. Um deles vem do psicólogo Travis Bradberry, autor de “Emotional Intelligence 2.0”.
Lembra que falamos dos picos de energia? Pois bem, a quantidade desses picos ao longo de um dia é diretamente proporcional às renovações mentais que foram realizadas durante a jornada. Por exemplo, você sabia que descansar 15 minutos por hora já é suficiente para elevar a produtividade?
Pesquisas indicam que o ideal é trabalhar períodos de 52 minutos seguidos de 17 minutos de descanso. A elevação da produção em modelos como esse pode chegar a 60% em relação a quem trabalha direto, sem pausas.
7. Otimize processos e tarefas
Mas de nada adianta seguir todos esses passos se você trabalha com sistemas antigos e métodos manuais para cumprimento de tarefas. Por exemplo, você já parou para pensar quanto tempo você perde em uma semana comum (trabalhando fisicamente) apenas assinando papéis? Essas questões fazem diferença na hora de pensar em aumentar a produtividade no trabalho.
Na era dos negócios digitais e, especialmente, trabalhando em regime home office, não faz sentido lidar com documentação física — até porque muitos não têm impressoras e não teriam como tramitar contratos a distância. Daí a necessidade de trazer uma plataforma de assinatura eletrônica para sua dinâmica durante o home Office.
Com um software de assinatura eletrônica, você pode trabalhar off-line (o sistema valida a assinatura assim que detectar sinal wireless ou 4G), dar seguimento às tarefas a partir do smartphone e armazenar seus documentos em nuvem para atuação conjunta e aumento da produtividade de equipe remota.
E se, além da assinatura eletrônica, você tiver uma solução como a Docusign CLM, pode levar todo o ciclo de vida de seus documentos para a nuvem (elaboração, conferência, versionamento, aprovação, assinatura, tramitação e armazenamento), contando, inclusive, com recursos de preenchimentos automáticos e correções automatizadas. Tudo isso faz diferença na produção diária.
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